Informationen zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025

Empfangs- und Archivierungspflichten

Ab dem 01.01.2025 ist jedes Unternehmen ohne Ausnahme verpflichtet elektronische Rechnungen (XML-Datensatz) zu empfangen. Der verpflichtende Empfang von E-Rechnungen sollte Sie zunächst vor keine größeren Herausforderungen stellen. In aller Regel reicht es aus, wenn Sie über ein E-Mail-Postfach verfügen. Alternative Varianten sind die Bereitstellung via Download oder elektronischer Schnittstelle.

Neben der Empfangspflicht dürfen Sie die bereits heute bestehende Archivierungspflichten nicht außer Acht lassen. E-Rechnungen müssen – genau wie die derzeit gängigen pdf- und Papierrechnungen – zehn Jahre lang in ihrem ursprünglichen Format revisionssicher aufbewahrt werden. Dies bedeutet bezogen auf die E-Rechnung, dass Sie den XML-Datensatz in unveränderter digitaler Form archivieren müssen. In der Praxis ist daher ein Dokumentenmanagement zu empfehlen, das die Funktion eines Datencontainers hat, der über eine detaillierte Suchfunktion verfügt. Gängige Softwarelösungen wie DATEV Unternehmen Online, lexware, lexoffice und sevdesk verfügen bereits jetzt über ein solches Dokumentenmanagement. Bitte informieren Sie sich zeitnah, ob das von Ihnen genutzte Software-Paket den Empfang sowie die Archivierung (und mit Blick in die Zukunft auch den Versand) von E- Rechnungen unterstützt.